Udviklings- og Forenklingsstyrelsen

Public

308 followers

Administrativ medarbejder til kontoret Sikkerhedsstandarder og portefølje at Udviklings- og Forenklingsstyrelsen

Expires tomorrow

Har du gode samarbejdsevner, er grundig og struktureret, og kunne du tænke dig at arbejde med en bred vifte af administrative opgaver inden for sikkerhed og persondatabeskyttelse i en af landets største it-organisationer?
Så er du måske den nye kollega, vi leder efter! Vi søger en kollega til koordinering af interne, administrative opgaver af generel karakter samt i forbindelse med at understøttelse og koordinering af vores arbejde med sikkerheds- og persondatabeskyttelse.

Bliv en del af kontoret Sikkerhedsstandarder og portefølje – et nyetableret kontor med stærk faglighed og høj trivsel
Du bliver ansat i kontoret Sikkerhedsstandarder og portefølje i Udviklings- og Forenklingsstyrelsen. Vi er 26 kollegaer fordelt i fire teams for hhv. Leverandørstyring, Compliance, DPO og endelig Porteføljestyring, som du bliver en del af.
Kontoret er nyetableret som led i en omorganisering af flere kontorer, som varetager sikkerhed og persondatabeskyttelse i Udviklings- og Forenklingsstyrelsen.
Teamet for Porteføljestyring er et lille, velfungerende team på to medarbejdere, som nu skal udvides til fem, da vi i forbindelse med omorganiseringen har fået mange nye og spændende opgaver. Teamet ledes af en teamleder, som refererer direkte til kontorchefen i kontoret. Teamets arbejdsopgaver omfatter strategiarbejde, tværministerielt arbejde, porteføljestyring, ledelsesrapportering, opgave- og projektstyring i kontoret, sekretariatsbetjening af styregruppe, ministerbetjening, kontakt til departementet på sikkerheds- og persondatabeskyttelsesområdet samt koordinering af øvrige interne, administrative opgaver.
Teamet arbejder meget tæt sammen i hverdagen internt og med de andre teams i kontoret. Dertil har teamet mange samarbejdsrelationer internt i styrelsen og på tværs af koncernen.
Dine opgaver bliver:

  • Varetagelse og koordinering af interne administrative opgaver, navnlig kontorets budget og varemodtagelse af fakturaer.
  • Kontraktstyring af kontorets kontrakter, herunder opfølgning på leverandørers timeforbrug kontra kontraktens angivelser.
  • Varetage rollen som kontorets ESDH-superbruger og være ansvarlig for journaliseringsplanen (vi bruger systemet Workzone, og du vil komme på superbrugerkursus i systemet). Desuden vil du varetage visse journaliseringsopgaver.
  • Koordinering af fordeling af sager fra kontorets hovedpostkasse.
  • Varetage visitering og håndtering af interne og eksterne bestillinger til og fra kontoret.
  • Forefaldende administrative opgaver, fx i forhold til understøttelse af kontorchefen.

Vi har processer og skabeloner for de ovenstående opgaver, som du vil skulle lære at kende, bruge og hjælpe med at forbedre, videreudvikle og tilpasse, så de afsejler det nye kontor.

Sans for struktur, nysgerrighed og skriftlig formidling er nøgleord
Vi forestiller os, at du har en relevant kontoruddannelse, eller har erhvervet tilsvarende kvalifikationer og kompetencer gennem dit erhvervsarbejde, gerne fra en større offentlig organisation. Du kan også have mellemlang eller videregående uddannelse. For os er det vigtigt, at du har et stort drive og en positiv indstilling til at få løst vores forskelligartede opgaver i høj kvalitet.
Det vigtigste er, at du er god til at skabe en velfungerende struktur i dit arbejde med sans for planlægning, koordinering og opfølgning, og at du tager ansvar og følger opgaverne til dørs. Vi lægger stor vægt på, at du er en person, som både formår at have øje for detaljen i dine opgaver og samtidig har det store overblik. Du har gode koordinationsevner, lader dig ikke skræmme af rutineprægede opgaver, og giver gerne dine kolleger en hjælpende hånd, når de har behov for det. Du er udadvendt, serviceminded og samarbejdsorienteret og trives med at skabe og bibeholde gode relationer og kan begå dig på alle niveauer i organisationen. Du har måske allerede erfaring med at koordinere på tværs i en stor organisation. Det er et stort plus, hvis du har gode Excel-færdigheder.

Fleksibilitet og gode arbejdsforhold

Vi tilbyder gode arbejdsforhold og stor fleksibilitet i en ofte travl hverdag. Vi lægger stor vægt på selvstændighed i vores opgaveløsning og kombinerer det med et tværgående samarbejde og særdeles godt kollegaskab. Vi har fokus på at fastholde vores høje trivselsmålinger i kontoret, herunder sikre og styrke vores gode kollegaskab og balancen mellem arbejdsliv og privatliv.

Kontakt og ansættelsesvilkår

Send din ansøgning sammen med CV og eventuelt yderligere materiale via linket ”Søg stillingen” senest den 5. februar 2023.
Samtaler afholdes i uge 7 og 8. Forud for anden samtale gennemføres en case.
Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte kontorchef Elisabeth Rothmar på telefon 72379371 eller chefkonsulent Mette Baden på telefon 72379399.
Du bliver ansat på overenskomstvilkår i henhold til enhver tid gældende overenskomst for akademikere i staten (AC), overenskomst for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) eller overenskomst for Fuldmægtige m.fl. (DTS) i Skatteministeriet.
Inden ansættelse indhentes der straffeattest.
Ansættelsesområdet er Skatteministeriet med tilhørende institutioner. Dit arbejdssted vil indtil videre være Osvald Helmuths Vej 4, 2000 Frederiksberg.